• Главная
• CRM экспертиза
• Отраслевые решения
• Проектные организации

Microsoft Dynamics CRM для проектных организаций

 

Введение

Весь процесс работы проектной организации можно разбить на две крупных составляющих: продажа проектов и их реализация. Остальные подразделения (маркетинг, бухгалтерия и т.п.) в большинстве случаев обслуживают основной процесс и полностью от него зависят. При этом и в той, и в другой составляющей процесса многое зависит от размеров и сложности проекта, а также от типа клиентов, с которыми работает организация (государственные структуры, коммерческие организации). Исходя из этого, выстраиваются внутренние и внешние бизнес-процессы. Комплексное решение для проектной организации обычно состоит из двух бизнес-приложений:

1. Бизнес-приложение, поддерживающее работу с клиентами (например, Microsoft Dynamics CRM).
2. Бизнес-приложение, поддерживающее реализацию проектов (например, Microsoft Office Project).

В редких случаях создается внутренняя база знаний на основе бизнес-приложения, поддерживающего хранение и работу с документами (например, Microsoft Office SharePoint). Все приложения тесно взаимосвязаны и создают единое информационное пространство, покрывающее основную часть бизнес-процессов.

Продажа проектов

В подавляющем большинстве случаев у проектной организации единичные продажи, и она вкладывает свои ресурсы до того, как будет подписан контракт и на счет упадет какая-либо оплата, поэтому важной составляющей процесса продажи является оценка потенциального клиента на предмет дальнейшего взаимодействия и расхода ресурсов на продажу.


Другим важным моментом для большинства проектных организаций в процессе продажи является база подрядчиков и возможность выстраивать запросы поиска по определенным параметрам (наличие лицензий, нахождение в регионе и т.д.) с целью подбора подходящих подрядчиков для реализации проекта.


В процессе продажи готовится большое количество различной документации по потенциальному проекту. Всю документацию можно разделить на два типа:

• Документация, которую можно стандартизировать (привести к стандартному виду).
• Документация, которую нельзя стандартизировать (для каждого нового клиента готовится в новом формате).
  

Формирование печатных форм первого типа документации необходимо закладывать в бизнес-приложение, чтобы оно брало на себя рутинную работу по подготовке стандартной документации. Второй тип документации подготавливается вне бизнес-приложения и прикрепляется в него в виде файла.


Для руководителя, чаще всего, важна отчетность по возможным сделкам, находящимся на стадии продажи, поэтому создаваемое решение необходимо дополнить отчетом по возможным сделкам с возможностью выгрузки в различные форматы (PDF, DOC, XLS и т.д.). Отчет обычно состоит из списка возможных сделок с общими характеристиками (клиент, размер, вероятность, ответственные лица и т.д.) и срезом действий ответственного лица за определенный период.

Реализация проектов

Любой проект состоит из крупных этапов, которые разбиваются на подэтапы, задачи и т.д. При этом может быть несколько ответственных, некоторые из которых могут быть из различных организаций. Бизнес-приложение должно поддерживать коллективную работу (в т.ч. удаленно), распределение задач, учет трудозатрат и сроков реализации, а также наглядное представление информации по проекту в различных вариантах (диаграмма Ганта, табличные формы, схемы, графики и т.д.).


Информация о текущем состоянии проекта должна передаваться в бизнес-приложение, поддерживающее работу с клиентами. Это необходимо для комплексной отчетности по клиенту и отслеживания своевременности оплат.

Особенности внедрения

• В процессе внедрения необходимо обеспечить плавный переход на комплексное решение. Поэтому внедрение целесообразно разбить на законченные части.
• Внедрение обычно начинается с пилотного проекта на базе бизнес-приложения, поддерживающего работу с клиентами. Пилотный проект включает оптимизацию бизнес-процесса продажи, с последующей реализацией в бизнес-приложении законченного цикла продажи без сложных доработок.
• Следующим этапом идет установка бизнес-приложения, поддерживающего реализацию проектов и интеграция его с бизнес-приложением, поддерживающим работу с клиентами.
• На последнем этапе параллельно сопровождению внедренных бизнес-приложений выполняются сложные доработки, дополняющие созданное решение.
• Между этапами необходимо делать паузу длительностью 1-2 месяца, чтобы дать пользователям привыкнуть к решению и собрать с них информацию о достоинствах и недостатках, которую можно будет использовать в дальнейшем для совершенствования комплексного решения.